Cómo saber qué clientes son rentables y cuáles me cuestan dinero
Un cliente es rentable cuando el margen de lo que te compra supera lo que cuesta servirle: descuentos y rappels, número y tamaño de los pedidos, transporte, devoluciones, atención comercial y el coste de financiar su plazo de pago. Dos clientes que facturan lo mismo pueden dejar resultados muy distintos, y los grandes clientes no siempre son los más rentables.
La facturación de un cliente dice poco
El ranking de clientes por ventas es el informe más consultado y el menos útil para decidir. No refleja cuánto cuesta atender a cada uno. Un cliente que compra mucho en pedidos pequeños, pide descuentos adicionales y paga a 90 días puede aportar menos que otro que factura la mitad.
Qué cuesta servir a un cliente
- Descuentos, rappels y promociones específicos.
- Coste por pedido: preparación, transporte y administración; cuantos más pedidos pequeños, más coste.
- Plazo de cobro: financiar su saldo tiene un coste, como vimos en clientes a 90 días y proveedores a 30.
- Devoluciones e incidencias.
- Atención comercial: visitas, horas de gestión, servicio técnico.
Ejemplo ilustrativo con coste logístico de 35 € por pedido y coste financiero supuesto del 5 % anual · Dos clientes facturan 200.000 € al año cada uno.
| Concepto | Cliente X | Cliente Y |
|---|---|---|
| Margen bruto | 40.000 € (20 %) | 36.000 € (18 %) |
| Rappel | −6.000 € (3 %) | −2.000 € (1 %) |
| Pedidos al año y coste logístico | 150 pedidos · −5.250 € | 24 pedidos · −840 € |
| Coste financiero del plazo de cobro | 90 días · −2.466 € | 30 días · −822 € |
| Devoluciones | −1.500 € | 0 € |
| Contribución | ≈ 24.800 € | ≈ 32.300 € |
El cliente X, con más margen en la factura, deja un 23 % menos que Y.
Cómo hacerlo con tus datos
- Parte del margen bruto por cliente, que puede obtenerse del programa de facturación.
- Añade descuentos y rappels anuales por cliente.
- Estima un coste medio por pedido (logística más administración) y multiplícalo por el número de pedidos de cada uno.
- Calcula el coste financiero con su plazo real de cobro.
- Resta devoluciones e incidencias.
Empieza por los veinte clientes principales: suelen concentrar la mayor parte de la facturación.
Qué hacer con los clientes poco rentables
No se trata de echarlos, sino de cambiar las condiciones que los hacen poco rentables:
- Pedido mínimo o coste de envío para pedidos pequeños.
- Rappels ligados a volumen y a puntualidad de pago, no solo a volumen.
- Plazos de cobro dentro del límite legal y con cobro domiciliado; lo explicamos en cómo cobrar antes a los clientes.
- Precio diferenciado para servicios especiales: entregas urgentes, formatos a medida.
El cliente que no acepta ninguna condición razonable probablemente te está costando dinero.
Clientes y productos, juntos
Un cliente puede ser poco rentable porque compra sobre todo las líneas de menor contribución. Cruzar este análisis con qué producto me da dinero y cuál me lo quita permite orientar la acción comercial. Y si un solo cliente supera una parte muy grande de tus ventas, vigila también el riesgo de concentración, una de las señales de problemas financieros.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sé si un cliente es rentable?
Restando a su margen bruto los descuentos y rappels, el coste de preparar y enviar sus pedidos, el coste financiero de su plazo de pago, las devoluciones y la atención comercial que requiere.
¿Los clientes que más compran son los más rentables?
No necesariamente. Grandes clientes suelen negociar más descuentos, pedir más servicio y pagar más tarde, lo que puede reducir mucho su contribución.
¿Qué es el coste de servir a un cliente?
El conjunto de costes que genera atender a un cliente concreto más allá de la mercancía: pedidos, transporte, administración, devoluciones, atención comercial y financiación de su plazo de cobro.
¿Qué hago con un cliente que no es rentable?
Cambiar las condiciones que lo hacen poco rentable: pedido mínimo, rappels ligados a puntualidad, plazos de cobro más cortos o precio por servicios especiales.
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